Ni funderar på en roadshow. Kanske finns redan idén, några städer ni vill besöka och en bild av vilka ni vill träffa. Men var börjar man?
Efter att ha arbetat med roadshows i nästan 40 år vet vi att de bästa turnéerna sällan börjar med valet av expotrailer eller hur den ska se ut invändigt. De börjar med några betydligt enklare frågor: Vad vill ni uppnå? Vilka vill ni träffa? Och vad vill ni att besökarna ska uppleva?
När de svaren finns på plats blir det mycket enklare att planera resten – från turné och val av mobil lösning till utformning, logistik, inbjudningar och uppföljning.
1. Börja med syftet – vad ska roadshowen åstadkomma?
Det är lätt att börja med frågor om storlek, planlösning och utformning. Men det första steget i planeringen av en roadshow bör vara att definiera vad ni vill uppnå.
Ska ni lansera eller demonstrera en produkt? Träffa befintliga kunder? Skapa nya affärsmöjligheter? Utbilda medarbetare eller återförsäljare? Rekrytera framtida medarbetare? Eller kanske informera om en verksamhet eller samhällsfråga?
En roadshow kan också fylla flera syften samtidigt. En produktlansering kan till exempel kombineras med kundmöten, utbildning och aktiviteter för den egna säljorganisationen. På så sätt kan ni få ut mer av både investeringen och turnén.
Vår erfarenhet är att det är värdefullt att involvera både marknad och försäljning tidigt. En roadshow kan vara en stor marknadsaktivitet, men samtidigt ge säljarna en konkret anledning att kontakta kunder och boka möten på olika orter.
2. Definiera vilka ni vill möta
Vilka ni vill nå påverkar både vart roadshowen ska åka och hur den mobila miljön bör utformas.
Målgruppen kan vara befintliga kunder, potentiella kunder, återförsäljare, medarbetare, studenter eller allmänheten. Det kan vara ett öppet event där människor spontant kommer in, ett slutet event med förbokade besök eller en kombination av båda.
En av fördelarna med en roadshow är möjligheten att själv påverka vilka ni får möjlighet att träffa. Till skillnad från exempelvis en mässa, där ni i hög grad är beroende av vilka som besöker mässan, kan ni med en roadshow åka närmare målgruppen och aktivt bjuda in de personer ni helst vill möta.
Tänk gärna bredare än den primära kontaktpersonen hos kunden. En roadshow kan ge möjlighet att samla beslutsfattare, användare och andra personer som påverkar ett framtida köp eller samarbete på samma plats.
3. Planera turnén och välj rätt stopp
När mål och målgrupp är tydliga är det dags att börja planera själva turnén.
Vilka orter eller regioner vill ni besöka? Hur många stopp är lämpligt? Hur länge behöver ni vara på varje plats? Och var finns målgruppen ni vill nå?
En roadshow kan exempelvis stanna direkt utanför kundernas verksamheter, vid företagets egna anläggningar, hos återförsäljare, på mässor eller på centrala platser där många människor rör sig.
Ni behöver inte ha en färdig turnéplan när ni kontaktar oss. Det kan räcka med en lista över kunder, orter eller regioner ni vill besöka och ungefär när ni vill genomföra turnén. Därifrån kan vi hjälpa till att lägga pusslet.
En bra turné handlar inte om att få in så många stopp som möjligt. Avstånden mellan stoppen behöver vara realistiska och det ska finnas tillräckligt med tid för transport och etablering. En välplanerad rutt sparar både tid och kostnader och skapar bättre förutsättningar för hela turnén.
4. Välj rätt mobil lösning
När ni vet vad ni vill göra, vilka ni vill träffa och ungefär hur turnén ska se ut blir det betydligt enklare att välja rätt mobil lösning.
Behovet kan vara allt från en mindre och smidig mötesplats till ett stort mobilt showroom på omkring 70 m².
En mindre Expomobil kan exempelvis passa för kundmöten, information och mindre produktdemonstrationer, medan en större expotrailer kan ge plats för flera funktioner samtidigt – exempelvis showroom, produkter, presentationer, mötesytor och separata rum.
Det är därför viktigt att inte bara utgå från hur många kvadratmeter ni tror att ni behöver. Vi brukar istället börja med vad som faktiskt ska hända i lokalen. Hur många personer ska kunna vistas där samtidigt? Ska ni demonstrera produkter? Behövs ett separat mötesrum? Ska ni hålla presentationer?
När vi vet det är det betydligt enklare att avgöra vilken lösning och storlek som passar bäst.
5. Utforma miljön efter aktiviteten
Planlösningen bör alltid utgå från hur roadshowen ska användas.
Ska besökarna röra sig genom en utställning? Ska ni hålla presentationer för grupper? Behöver ni kunna demonstrera stora produkter eller maskiner? Ska det finnas avskilda mötesrum? Behövs förvaring, arbetsplatser eller teknikutrymmen?
En Expomobil ska inte bara se bra ut när den står uppställd – allt ska också fungera under en turné och kunna transporteras säkert mellan stoppen. Möbler, produkter, teknik och annan utrustning behöver därför planeras både för användning och för transport.
När funktionerna är på plats kan interiören utformas efter företagets varumärke med exempelvis grafik, golv, väggar, möbler, belysning, teknik och digitala skärmar.
Även tekniken behöver planeras tidigt. AV-utrustning, elbehov, Wi-Fi, nätverk och annan teknisk utrustning kan vara avgörande för hur miljön fungerar i praktiken.
6. Tänk på logistiken redan från början
Bakom varje lyckad roadshow finns en turnéplan som fungerar även mellan eventen.
Expomobilen ska transporteras från plats till plats, etableras och vara helt klar när de första besökarna kommer. Därför behöver körsträckor, transporttider, chaufförer, uppställningsplatser, elanslutning och lokala kontaktpersoner hänga ihop.
Det är också viktigt att kontrollera förutsättningarna på varje stopp. Finns det tillräckligt med plats? Är marken lämplig? Kan fordonet komma fram? Finns rätt elanslutning?
Vid internationella roadshows tillkommer ytterligare faktorer och behovet av en genomtänkt turnéplan blir ännu större.
Det är mycket att tänka på, men det är också en del av planeringen som ni inte behöver lösa själva. Vi hjälper till att få turnén och logistiken att fungera från stad till stad.
Läs mer: Från stad till stad – så fungerar logistiken bakom en roadshow.
7. Planera hur ni ska få rätt besökare på plats
En genomtänkt roadshow och en snygg mobil miljö är bara en del av arbetet. För att roadshowen ska ge resultat behöver rätt människor också komma dit.
Vid B2B-roadshows är den egna säljorganisationen ofta en viktig del av framgången. När turnéplanen är klar kan säljarna börja bjuda in kunder och boka möten i god tid före respektive stopp.
Vår erfarenhet är att inbjudningarna fungerar bäst som en process snarare än som ett enstaka utskick. Börja gärna med en save-the-date så snart turnéplanen är satt. När plats och tider är klara skickas den riktiga inbjudan, följd av uppföljning och påminnelser när eventet närmar sig.
Glöm inte den sista påminnelsen dagen före – den kan göra stor skillnad för hur många som faktiskt kommer.
Inbjudningarna kan kombineras med exempelvis sociala medier, lokal marknadsföring, PR och aktiviteter tillsammans med återförsäljare eller lokala organisationer.
8. Bestäm hur resultatet ska mätas
Redan under planeringen är det bra att bestämma hur roadshowen ska följas upp.
Vad som är relevant att mäta beror på syftet. Det kan handla om antal besökare, genomförda kundmöten, produktdemonstrationer, kvalificerade leads, bokade uppföljningsmöten, rekryteringskontakter eller faktisk försäljning.
För en längre turné finns dessutom möjlighet att följa resultatet under resans gång. Om vissa stopp, aktiviteter eller inbjudningar fungerar bättre än andra kan upplägget justeras inför kommande stopp.
På så sätt blir roadshowen inte bara en serie event, utan en aktivitet som går att utvärdera och utveckla.
9. Börja planeringen i god tid
Hur lång framförhållning som behövs varierar beroende på roadshowens omfattning och hur lång tid ni själva behöver internt. En enklare turné med få stopp kräver naturligtvis mindre planering än en specialanpassad Expomobil som ska besöka många orter och flera europeiska länder under en längre period.
Generellt är det en fördel att börja tidigt. Då finns större möjlighet att välja rätt mobil lösning, skapa en genomtänkt turnéplan och utveckla den invändiga och utvändiga miljön utan onödiga kompromisser.
På Expomobil har vi arbetat med mobila mötesplatser och roadshows sedan 1988. Under åren har vi genomfört allt från kortare svenska turnéer till omfattande roadshows runt om i Europa. Vi har dessutom levererat Expomobiler till samtliga världsdelar.
Det har gett oss erfarenhet av både det som syns utåt och alla de praktiska detaljer bakom kulisserna som får en roadshow att fungera.
Och kanske är det viktigaste vi har lärt oss ganska enkelt: Börja med vad ni vill åstadkomma. Sedan bygger vi roadshowen kring det.
